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首先，科目余额表一般是按期进行查看的，主要数据区分有：初期余额、本期发生、本年累计、期末余额。这个初期就是最早的时候的数据，本期发生，就是这个期限内发生的变化，本年累计就是这一年内发生的变化，期末余额就是最终状态，还是比较容易理解的。
其中，初期的借方和贷方，本期发生的初期和贷方以及期末余额的借方和贷方都是最重要的，这些数据在每期都会发生变化，我们可以根据数据的变化常看科目余额是否有太大的差异，从而需要找到变化的原因，避免错误的发生。
我们可以通过查看其中一期的借方和贷方发生的次数以及金额，然后查看是否存在着较大的波动，如果存在较大的波动，那么就有可能账目有问题了，需要及时进行寻找问题的原因，从而更正错误。
最后，我们需要看合计的数额，这些数额根据每期的变化，查看是否有较大的波动，一般不会出现较大的波动，一旦出现，必然是出了大问题，所以我们需要对合计的数额要着重查看，这是个关键查看的点。
不一样。科目余额表是指会计查账时的表单，1-3月和3月的不一样，1-3月是指3个月，也就是一季度的阶段余额情况，3月是单指一个月的余额情况。
科目余额表一般有三列，一是期初余额，代表各科目的期初数，二是本期发生，代表各科目本期增减了多少，三是期末余额，代表用期初加减本期发生后最后的余额，代表这些科目期末的现状。
科目余额汇总表亦称“总账余额汇总表”，它是按照总账科目余额编制的。科目余额表在资产负债表里反应的是至本月末各资产负债的金额。在各明细分类帐中反应的是各明细帐户至本月末的最新金额。
科目余额表的作用：容易发现坏账或假账的可能性 将连续的多个年度的科目发生额及余额表进行对比检查，会发现，有的应收帐款、其他应收款项目，连续多年没有发生额，其余额年年结转，金额不变。
这时，应怀疑其产生坏账或假账的可能性，通过采用函证、检查（追查至经济业务发生时的原始凭证）等审计方法予以证实。容易发现经济活动的异常情况如果对比连续几个年度的会计科目发生额及余额额表。
容易发现企业资金周转快慢和企业产品是否畅销的线索 通过科目发生额及余额额表对企业存货与主营业务收入、主营业务成本的对比，可以发现企业产品在市场上的销售是否畅销，企业原材料转化为产成品进而转化为销售收入的时间快慢。
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